Scan und Archivierung
Scannen
Akten digitalisieren und schneller wiederfinden
Papierbasierte Akten sind anfällig für Verlust und Zerstörung. Besonders wichtige Dokumente, die lange aufbewahrt werden müssen oder rechtliche Relevanz haben, sollten zusätzlich digitalisiert werden. Dies vermeidet potenzielle Schäden, die durch den Verlust der physischen Akten entstehen können – und kostet oft kaum mehr als das Scannen selbst. Falls Sie kein eigenes elektronisches Langzeitarchiv besitzen, können wir Ihnen gerne in unserem zertifizierten Archiv helfen.
- Effizienz: Schnelle und präzise Digitalisierung von Dokumenten.
- Platzersparnis: Reduzierung von physischem Archivplatz durch Digitalisierung.
- Kostenersparnis: Reduzierte Kosten für Hardware, Personal und Lagerung.
- Zeitersparnis: Schneller Zugriff auf digitalisierte Dokumente und Daten.
Unser Mehrwert
Einen professionellen Scandienstleister nutzen
Bei uns bekommen Sie einen Full-Service für Ihre Dokumenten-Archivierung. Alles rund um die digitale Dokumentenverarbeitung in Eigenregie zu bewerkstelligen, ist für Unternehmen aufwändig und mit Risiken verbunden. Durch unseren professionellen digitalen Archivierungs-Service vermeiden Sie einen hohen internen Aufwand und suboptimale Lösungen. LJ Printhouse in Kempen ist für größere Archiv- und Dokumentenvolumina bestens gerüstet ‒ vom sicheren Transport Ihrer Dokumente zu uns, über die gewünschte Form der Datenerfassung bis zur Bereitstellung für die weitere digitale Verwendung.
Gewusst wie
FAQ
Das Scannen von Dokumenten bietet eine Reihe von Vorteilen gegenüber der herkömmlichen Art, Papiere zu archivieren. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
Platzsparend: Durch das Scannen können Sie den Platzbedarf reduzieren, da Sie digitale Kopien Ihrer Dokumente speichern können. Es ist keine physische Lagerung mehr erforderlich.
Verbesserte Organisation: Digitale Dokumente lassen sich leicht kategorisieren, organisieren und durchsuchen, wodurch die Effizienz beim Auffinden von Informationen verbessert wird.
Einfache Verarbeitung: Durch das Scannen von Dokumenten können Sie sie schnell und einfach an andere Personen weiterleiten oder in elektronische Prozesse und Systeme integrieren.
Sicherheit: Digitale Dokumente können verschlüsselt und in sicheren Cloud-Speicherplattformen gespeichert werden. Damit können sie vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
Umweltfreundlich: Durch das Scannen können Sie Papier sparen und somit zum Umweltschutz beitragen.
Erhaltung: Wenn Sie wichtige Dokumente wie historische oder veraltete Aufzeichnungen digitalisieren, schützen Sie deren Inhalt vor dem Verfall und Verlust.
Mobilität: Scannen macht es einfacher, auf wichtige Dokumente zuzugreifen, auch wenn man unterwegs ist. Da die meisten Scanner tragbar sind, können Sie die Dokumente von überall aus scannen.
Kosteneffektiv: Wenn Sie große Mengen an Papierdokumenten haben, kann das Scannen eine kosteneffektive Alternative zum Kopieren oder Drucken sein.
Insgesamt bietet das Scannen von Dokumenten viele Vorteile, die dabei helfen können, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und die Effizienz bei der Arbeit zu steigern. Es ist eine einfache und praktische Möglichkeit, wichtige Informationen zu organisieren, zu sichern und zu speichern.
Das Scannen von Dokumenten ist ein relativ einfacher Vorgang. Zunächst benötigt man einen Scanner, der das Dokument in digitale Formate umwandelt. Man legt das Dokument dann auf die Scanneroberfläche und startet den Scanvorgang. Der Scanner erfasst das Dokument und wandelt es in ein digitales Bild um. Dabei gibt es verschiedene Einstellungen wie Farbe, Auflösung, Dateiformat usw., die je nach Bedarf angepasst werden können. Nach Abschluss des Scans kann das digitale Bild dann auf dem Computer gespeichert oder ausgedruckt werden. Es gibt auch mobile Scanner-Apps, die es ermöglichen, Dokumente direkt mit einem Smartphone oder Tablet zu scannen.
Um gescannte Baudokumente effektiv zu speichern, sollten Sie die folgenden Schritte beachten:
Dateiformat wählen: Speichern Sie die Dokumente in einem geeigneten Dateiformat wie PDF oder TIFF. PDF ist weit verbreitet und ermöglicht das Speichern von mehreren Seiten in einer Datei. TIFF ist ein verlustfreies Format, das für Archivierungszwecke gut geeignet ist.
Ordnerstruktur und Dateibenennung: Erstellen Sie eine klare und konsistente Ordnerstruktur, um die Dokumente leicht auffindbar zu machen. Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen, die Informationen wie Projektname, Dokumenttyp und Datum enthalten.
Auflösung und Qualität: Wählen Sie eine angemessene Auflösung (in der Regel 300 dpi für Textdokumente und 600 dpi für technische Zeichnungen) und stellen Sie sicher, dass die Scanqualität ausreichend ist, um alle wichtigen Informationen lesbar zu machen.
Datensicherung: Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßige Backups Ihrer gescannten Baudokumente durchführen, um Datenverlust zu vermeiden. Nutzen Sie externe Festplatten, Netzwerkspeicher oder Cloud-Speicherlösungen für zusätzliche Sicherheit.
Zugriffsrechte und Datenschutz: Legen Sie Zugriffsrechte fest, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf die Dokumente zugreifen können. Berücksichtigen Sie auch Datenschutzbestimmungen und bewahren Sie vertrauliche Informationen sicher auf.
Versionierung: Bei Änderungen an Baudokumenten ist es wichtig, verschiedene Versionen der Dokumente zu speichern, um den Verlauf von Änderungen nachvollziehen zu können. Verwenden Sie ein Versionskontrollsystem oder fügen Sie die Versionsnummer in den Dateinamen ein.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre gescannten Baudokumente organisiert, leicht zugänglich und sicher gespeichert werden.
Moderne Scanner können eine Vielzahl von Dokumenten und Dateien scannen. Dazu gehören:
Textdokumente: Scanner können Textdokumente wie Briefe, Verträge, Rechnungen oder Berichte scannen und als PDF oder Textdatei speichern.
Fotos: Scanner können Fotos in hoher Qualität scannen und speichern. Es gibt auch spezielle Diascanner und Negativscanner für die Digitalisierung von alten Filmen.
Zeichnungen und Diagramme: Scanner können technische Zeichnungen, Schaltpläne oder Diagramme scannen und als hochauflösende Bilder speichern.
Bücher: Scanner können Bücher schonend und schnell scannen. Hierfür gibt es spezielle Buchscanner mit einer flachen Unterlage, auf der das Buch aufgeschlagen wird.
Insgesamt können Scanner eine Vielzahl von Dokumenten digitalisieren und speichern. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass der Scanner für das jeweilige Dokument geeignet ist und dass die Scan-Einstellungen richtig eingestellt sind, um ein optimales Ergebnis zu erzielen.
Unsere Dienstleistungen als Scandienstleister umfasst das umwandeln von analogen Daten in ein digitales Format.
Dabei können Sie LJ Printhouse nahezu alle Dokumente überstellen, die in gedruckter Form vorliegen. Dies können Zeichnungen und Schriften sein, aber auch Grafiken und andere Dokumente.
Es ist auch möglich, handschriftlich verfasste Dokumente mit einer speziellen Software auslesen zu lassen und in ein digitales Dokument umwandeln zu lassen.
Während es im Büroalltag eher viel Zeit in Anspruch nimmt, Aktenordner Blatt für Blatt zu digitalisieren, scannen wir die Dokumentenstapel innerhalb kürzester Zeit. Vor dem Scannen entfernen wir Heftklammern, Fadenbindung, Lochhefter und Büroklammern. Diese Sicherheitsmaßnahme verhindert das Zerkratzen der unserer Scanscheibe, aber auch das Knicken und Reflektieren der Seiten. Allein dieser Vorgang kann bereits beträchtliche Zeitressourcen beanspruchen. Diesen Part übernehmen wir gerne für Sie.
Archivieren ist etwas, mit dem sich die wenigsten Unternehmen gerne beschäftigen. Da die Aufbewahrungspflichten für die meisten Schriftstücke jedoch zehn Jahre betragen, sind Sie gut damit beraten, sich um das Archivieren Ihrer geschäftlichen Unterlagen zu kümmern. Eine platzsparende und auf die Dauer preisgünstige Variante stellt digitales Archivieren dar, doch auch hier gibt es seitens des Gesetzgebers eine Menge zu beachten.
Wir bringen Ihre Dokumente in ein gängiges digitales Format damit diese so jederzeit zum Abruf bereitstehen. Sie haben die Möglichkeit, die Dateien, die von uns gescannt wurden, entweder digital per Datentransfer oder Cloud oder auf einer Festplatte, einem USB-Stick oder auf einer CD oder Blu-ray. LJ Printhouse vervielfältigt die Dokumente mit hochauflösenden Geräten, sodass Sie die bestmögliche Qualität erwarten können. Entscheiden Sie sich auch dann für die Inanspruchnahme unserer Dienstleistung, wenn Sie die Zeit, die ein hochwertiger Scan erfordert, nicht investieren möchten.